Què és una factura electrònica?

Una factura electrònica és un document tributari generat per mitjans informàtics en format electrònic, que reemplaça al document físic en paper, però que conserva el mateix valor legal amb unes condicions de seguretat no observades en la factura en paper.

És l’equivalent funcional de la factura en paper, que es transmet des de l’emisor al destinatari per mitjans telemàtics.

En termes informàtics, consisteix en un fitxer amb el contingut exigit per llei a qualsevol factura, que es pot transmetre per mitjans telemàtics (d’un ordinador a un altre) i que posseeix unes característiques que asseguren la seva autenticitat i integritat.

Una factura electrònica té un valor legal idèntic al de la factura en paper sempre que compleixi les següents condicions:

Contenir la informació legalment exigida.
Estar firmarda mitjançant un certificat electrònic, en vigor i admès per l’Agència Estatal d’Administració Tributaria.
Enviar al destinatari per mitjans electrònics (bústia d’entrada de factures eFact).

Perquè tingui validesa legal i fiscal plenes, la factura electrònica ha d’estar signada electrònicament per l’emissor de la mateixa. La signatura electrònica de la factura permet comprovar i garantir la seva integritat i autenticitat així com el no rebuig per part de l’emissor.

No és una factura electrònica vàlida:

si no està signada electrònicament o
si no conté tota la informació legalment exigida o
si no està en un format llegible i acceptat pel receptor.

Procés de la facturació electrònica

facturaelectronica2

- El procés de la factura electrònica es dóna entre dos interlocutors:
el proveïdor (emissor) que envia electrònicament la factura al client (receptor).

- L’emissor ha de comptar prèviament amb la conformitat del receptor pel que fa al format electrònic de la factura per poder enviar-la. Si el receptor és l’Administració, el format acceptat és facturae v.3.2.

- El receptor ha de verificar l’autenticitat i integritat de la factura mitjançant la signatura electrònica i la vigència del certificat digital i arxivar-la. El certificat electrònic l’emet una autoritat de certificació.

- Tant l’emissor com el receptor de les factures electròniques poden comptar amb l’ajuda i l’assessorament d’un tercer (entitats financeres, fabricants de programari, etc.).